A administração de contratos de locação é um dos processos mais críticos para imobiliárias e proprietários. Pequenos erros podem resultar em inadimplência, problemas jurídicos e insatisfação dos clientes. Mas como garantir uma gestão eficiente e sem falhas?
Neste artigo, vamos destacar os erros mais comuns na administração de contratos de locação e como evitá-los com boas práticas e o uso da tecnologia.
Os Erros Mais Comuns na Gestão de Contratos de Locação
1. Falta de Padronização dos Contratos
Muitas imobiliárias utilizam diferentes modelos de contrato sem padronização, o que pode gerar cláusulas conflitantes e interpretações ambíguas.
Como evitar:
- Utilize um modelo de contrato padronizado que contemple todas as cláusulas essenciais.
- Revise periodicamente os contratos com um advogado especializado em direito imobiliário.
- Conte com um sistema automatizado que gere contratos personalizados de forma padronizada.
2. Erros nos Prazos de Pagamento e Reajustes
Datas de vencimento erradas ou a falta de reajustes conforme índices estabelecidos podem causar prejuízos e desgastes na relação com inquilinos e proprietários.
Como evitar:
- Automatize o controle de vencimentos e reajustes com um ERP imobiliário.
- Configure notificações automáticas para lembrar inquilinos e proprietários sobre pagamentos e reajustes contratuais.
- Utilize cálculos automáticos baseados nos índices de mercado (IPCA, IGP-M, entre outros).
3. Falhas na Cobrança e Gestão Financeira
A falta de organização nos processos de cobrança pode resultar em atrasos e aumento da inadimplência.
Como evitar:
- Utilize régua de cobrança automatizada, com envio de alertas por e-mail e WhatsApp antes do vencimento.
- Faça a conciliação bancária automática, garantindo que os pagamentos sejam identificados corretamente.
- Tenha controle centralizado das contas a pagar e receber para evitar inconsistências financeiras.
4. Falta de Clareza nos Direitos e Deveres das Partes
Contratos mal redigidos ou sem informações detalhadas podem gerar conflitos e até mesmo ações judiciais.
Como evitar:
- Inclua todas as obrigações do inquilino e do proprietário de forma clara.
- Detalhe questões como responsabilidades de manutenção, multas e rescisão contratual.
- Digitalize e armazene os contratos na nuvem, facilitando o acesso e evitando extravios de documentos.
5. Erros na Emissão de Notas Fiscais e Declaração da DIMOB
A falta de um processo estruturado para emissão de notas fiscais de administração de imóveis e a declaração da DIMOB podem gerar problemas fiscais para a imobiliária.
Como evitar:
- Automatize a emissão de notas fiscais dentro do sistema de gestão.
- Mantenha um controle rigoroso dos valores recebidos e repassados aos proprietários.
- Utilize um sistema que gere automaticamente a DIMOB, evitando erros e retrabalho.
6. Gestão Manual e Uso Excessivo de Planilhas
A dependência de planilhas para a gestão de contratos aumenta o risco de erros, dificulta o controle das informações e torna os processos mais demorados.
Como evitar:
- Utilize um sistema imobiliário completo, que centralize todas as informações em um só lugar.
- Implemente assinatura digital para facilitar a formalização de contratos.
- Garanta integração entre o CRM e o ERP para um fluxo de trabalho mais eficiente.
A Tecnologia Como Solução para Erros na Gestão de Contratos
A melhor maneira de evitar erros na administração de contratos de locação é contar com um sistema imobiliário que automatize os processos e reduza falhas manuais.
Com o Properfy, sua imobiliária pode:
- Gerenciar contratos de forma digital e automatizada
- Emitir boletos e repasses automaticamente
- Controlar reajustes e vencimentos de forma precisa
- Automatizar a comunicação com inquilinos e proprietários
- Gerar a DIMOB e emitir notas fiscais sem complicação
Evite dores de cabeça e garanta uma gestão eficiente e sem erros.
Quer otimizar a administração de contratos da sua imobiliária?